Een aanbesteding bestaat uit verschillende soorten eisen. Hoe kun je hieraan voldoen en wat moet je doen om dat te realiseren?
In de leidraad van een aanbesteding worden de volgende termen gebruikt: Uitsluitingsgronden, Geschiktheidseisen, Bewijsstukken en Gunningscriteria. In dit artikel lees je wat deze eisen inhouden en hoe je kunt voldoen aan de gevraagde eisen. Er staan ook bruikbare tips bij en (juridische) punten waarbij je extra moet opletten.
Uitsluitingsgronden
Onder Uitsluitingsgronden valt de UEA (Uniform Europees Aanbestedingsdocument). Dit is een vragenlijst conform de Aanbestedingswet 2012. In de UEA geef je o.a. aan dat jouw bedrijf geen fraude heeft gepleegd, voldoet aan de overige gestelde eisen en in welk vormverband ingeschreven wordt. Let op: Vaak dient de partij met wie je samen inschrijft ook de UEA in te vullen.
Geschiktheidseisen
Aan de hand van de Geschiktheidseisen bepaalt de Opdrachtgever of jij voldoet aan de minimale eisen om voor gunning in aanmerking te komen. De Geschiktheidseisen hebben betrekkingen op de economische en financiële draagkracht en de technische- en beroepsbekwaamheid van jou als inschrijver.
Verzekeringen
De inschrijver dient meestal in bezit te zijn van een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. Let op: in de leidraad staat de hoogte van het verzekerde bedrag aangegeven. Om dit te bewijzen dient de inschrijver binnen een bepaalde termijn een kopie van de polis beschikbaar te stellen aan de Opdrachtgever.
Tip: Check of jouw verzekering voldoet aan de eis. Voldoe je niet aan de eis? Vraag dan tijdig een wijziging aan op de huidige polis.
Economische en financiële draagkracht
De Opdrachtgever mag vragen te bewijzen dat jij als Inschrijver voldoet aan een bepaalde draagkracht. Let op: Dit dient te worden bewezen door een geldige Accountant verklaring/ goedgekeurde jaarrekening.
Technische- en beroepsbekwaamheid
Om de ervaring van de Inschrijver te kunnen toetsen vraagt de Opdrachtgever om een aantal referentieprojecten. Deze dienen te voldoen aan de gevraagde kerncompetenties en bij inschrijving in een bijlage te worden meegestuurd.
Tip: Vraag toestemming aan de referenten om hun contactgegevens te gebruiken. Als het is toegestaan, voeg een aantal foto’s toe in de referentie. Dit geeft meestal een goed beeld van de omschreven opdracht.
Bewijsstukken
Uittreksel Handelsregister (KvK)
De Opdrachtgever vraagt bijna altijd een geldig KvK uittreksel. Let op: Een KvK uittreksel is niet langer dan 6 maanden na aanvraag geldig.
Tip. Zet in de agenda een halfjaarlijkse herinnering om een nieuw uittreksel aan te vragen. Het aanvragen van een KvK uittreksel kan via de website van de KvK. Wij raden aan een Digitaal gewaarmerkt uittreksel aan te vragen.
Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA)
Een Gedragsverklaring Aanbesteden is een verklaring waaruit blijkt dat er geen bezwaren zijn tegen de natuurlijk persoon of rechtspersoon die inschrijft op een opdracht. Let op: de GVA is maximaal 2 jaar geldig.Het tijdig aanvragen van een GVA is gewenst, aangezien de verwerkingstermijn van een aanvraag 8 weken bedraagt.
Tip. Zet een tweejaarlijkse herinnering in de agenda.Let daarbij op een verwerkingstermijn van 8 weken! Aanvragen van de GVA kan zowel digitaal als via de post. Wij raden aan om de GVA digitaal aan te vragen via Justus, uit ervaring blijkt de digitale aanvraag sneller behandeld te worden.
Verklaring van de Belastingdienst
Een Verklaring van de Belastingdienst geeft inzage in de betalingen van sociale zekerheidspremies en/of belastingen, zoals bedoeld in art. 2.89 lid 3 van de Aanbestedingswet 2012 en Deel III van de UEA. Let op:de Verklaring dient niet ouder dan 6 maanden te zijn gerekend vanaf de sluitingsdatum van de uitnodiging tot inschrijving. Dit staat vermeld inde leidraad.
Tip. Zet ook hiervoor een halfjaarlijkse herinnering in de agenda. Het aanvragen van een Verklaring van de Belastingdienst kan via de website van de Belastingdienst.
Overige bewijsstukken
Stuur een Kopie van alle gevraagde documenten mee, bijvoorbeeld een kopie verzekeringspolis, Accountant verklaring, certificaten (VCA, ISO, etc.), etc.
Gunningscriteria
Een aanbesteding bestaat vaak uit een gedeelte prijs en gedeelte kwaliteit met een bepaalde verhouding. Bijvoorbeeld: 70% kwaliteit/ 30% prijs houdt in dat de kwaliteit bij de beoordeling voor 70% meetelt en de prijs voor 30%.
Subgunningscriterium | Kwaliteit
De kwaliteit kan onderverdeeld worden in verschillende subgunningcriteria. Dit kan bestaan uit een Plan van Aanpak, Implementatieplan, Communicatieplan, Planning, Innovatie, Duurzaamheid en Circulariteit.
Let op: Zorg ervoor dat je voldoet aan het gevraagde aantal A4’tjes, lettertype, regelafstand, etc. Dit staat vermeld in de leidraad.
Tip. Wees onderscheidend in de kwaliteitsstukken. Is je bedrijf in het bezit van certificaten? Benoem deze zeker. Beantwoord de vragen verder kort en krachtig en laat zien dat jullie waarde toevoegen voor de opdrachtgever.
Subgunningscriterium | Prijs
De beoordeling van de prijs wordt gebaseerd op het ingevulde prijzenblad. Zorg ervoor dat je tactisch inschrijft op prijs. Let op: Kijk goed wat er gevraagd wordt en voorkom fouten met incl. en excl. BTW. Tip. Om tactisch op prijs in te schrijven, kun je een brainstormsessie met een van onze aanbestedingsspecialisten plannen.
Slotwoord
Lees altijd de leidraad goed door en maak, indien niet aanwezig, een checklist van de gevraagde documenten. Zo zorg je ervoor dat je niets vergeet. Download onze Algemene Checklist | aanbestedingen en pas deze aan op de eisen die vermeld staan in de leidraad van de betreffende aanbesteding.
Graag een gesprek met één van onze aanbestedingsspecialisten?
Is deze blog voor jou aanleiding voor een goed gesprek of heb je ondersteuning nodig bij aanbestedingen? Neem dan contact op met onze tenderspecialisten, wij staan je graag te woord!
